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仕事用や個人用、予約受付用など、複数のGoogleカレンダーを使っていると、片方の予定をもう片方へ転記する作業が発生します。

転記を忘れると、すでに予定が入っている時間に別の予約を受け付けてしまい、ダブルブッキングにつながります。

そこで、カレンダーAに予定を登録すると、カレンダーBの同じ時間帯へ「予定あり」だけを自動登録する仕組みを作りました。

予定の内容を公開せず、空いていない時間だけを反映できます。毎回の転記作業と登録漏れを同時に減らせる方法です。

この仕組みで解決できること

複数のカレンダーを使い分けていると、それぞれのカレンダーだけを見ても、本当の空き時間が分かりません。

たとえば、カレンダーAに仕事の予定が入っていても、予約受付用のカレンダーBが空いていれば、その時間に新しい予約が入る可能性があります。

しかし、仕事の予定名や参加者、会議URLなどを、別のカレンダーへそのまま表示したくない場合もあります。

今回の仕組みでは、カレンダーBに表示するタイトルを「予定あり」に統一します。予定の詳細を隠したまま、利用できない時間だけを共有できます。

得られるメリット

カレンダー間の転記作業を自動化できる
予定の登録漏れを防げる
ダブルブッキングを防止できる
予定名や参加者などの詳細を公開せずに済む
同じ日時の「予定あり」がある場合は重複登録しない

年間約20時間の時短

これまで、カレンダーBへの予定登録を月100件ほど手作業で行っていました。

1件の確認と転記に約1分かかると仮定すると、時短効果は次のようになります。

100件 × 1分 = 月100分
月100分 × 12か月 = 年間1,200分
年間1,200分 ÷ 60分 = 年間約20時間

月間では約1時間40分、年間では約20時間の削減が見込めます。

月100件は実際の件数ですが、1件1分は概算です。確認や修正に時間がかかっていた場合は、削減効果がさらに大きくなります。

導入した仕組み

今回使用したのは、Googleの自動化サービスであるGoogle Apps Scriptです。

カレンダーAの変更を検知し、同じ開始日時と終了日時の予定がカレンダーBに存在するかを確認します。

同じ日時の「予定あり」が存在しない場合だけ、カレンダーBへ新しい予定を登録します。

カレンダーAに予定を登録する
Google Apps Scriptが変更を検知する
カレンダーBの同じ時間帯を確認する
「予定あり」がなければ自動登録する
すでに存在する場合は追加しない

カレンダーAの件名、説明、参加者、Google MeetのURLなどはコピーしません。

設定・導入手順

1. 2つのカレンダーIDを確認する

Googleカレンダーの「設定と共有」を開き、「カレンダーの統合」に表示されるカレンダーIDを確認します。

同期元となるカレンダーAと、同期先となるカレンダーBの両方が必要です。

2. Google Apps Scriptを作成する

Google Apps Scriptで新しいプロジェクトを作成し、カレンダー同期用のコードを登録します。

コード内には、カレンダーAとカレンダーBのID、同期先に表示する「予定あり」というタイトルを設定します。

3. Google Calendar APIを追加する

Apps Scriptの左側にある「サービス」の追加画面から、Google Calendar APIを追加します。

この設定を行わないと、「Calendar is not defined」というエラーが発生します。

4. 自動実行トリガーを設定する

カレンダーAが変更されたときに同期処理を実行するトリガーを設定します。

取りこぼしを防ぐため、一定時間ごとに同期する時間指定トリガーも併用します。

動作確認

カレンダーAにテスト予定を登録する
数分待ってカレンダーBを確認する
同じ日時に「予定あり」が登録されていることを確認する
同じ日時に重複して作成されないことを確認する

カレンダーBに同じ開始日時と終了日時の「予定あり」が存在する場合、新しい予定は追加されません。

注意点

実行するGoogleアカウントには、カレンダーAの閲覧権限が必要です
カレンダーBには、予定を変更できる権限が必要です
Google Calendar APIの追加が必要です
一部だけ時間が重なる予定は、同じ日時とは判定されません
タイトルが異なる予定だけが存在する場合は「予定あり」が追加されます

まとめ

Google Apps Scriptを使えば、複数のGoogleカレンダー間で行っていた予定の転記を自動化できます。

カレンダーBには「予定あり」だけを表示するため、予定の詳細を公開せずにダブルブッキングを防げます。

月100件を転記している場合、年間約20時間の時短が見込めます。転記作業だけでなく、登録漏れや予定の重複を防げる点も大きなメリットです。

予定転記をゼロに。Googleカレンダーのダブルブッキングを防ぐ方法